Als Nachfolgeinstitution der aus den 1960er Jahren stammenden städtischen Bildstelle, wurde das Stadtarchiv Pinneberg offiziell 1996 ins Leben gerufen. Die Bildstelle hat die Veränderungen im Pinneberger Stadtbild sowie Veranstaltungen in Filmen und Fotografien festgehalten. Diese Aufnahmen bildeten neben umfangreichem Sammlungsgut den ersten Bestand des Stadtarchivs.

Seit dem 01.01.2009 gibt auch das Standesamt Pinneberg jedes Jahr Erstbücher und Sammelakten an das Stadtarchiv ab. Allein hierdurch ist die Zahl der Benutzer (Familienforschung, aber auch Erbenermittlungen) deutlich angestiegen. 

Es findet auch ein Austausch mit anderen Einrichtungen statt. So sind z. B. sämtliche Kunstwerke aus den Beständen des Archivs an das Stadtmuseum abgegeben worden. Auch die umfangreiche Postkartensammlung ist mit der Sammlung des Museums vereinigt worden.

Das Stadtarchiv samt seiner Magazinräume ist im Rathaus untergebracht. Die Übernahme des Behördenschriftgutes ist aufgrund der kurzen Wege unproblematisch, ebenso die Beratung der Verwaltung und ihre Versorgung mit Informationen.

Von den heute guten räumlichen bzw. klimatischen Bedingungen im Archiv weit entfernt, hat das Archivgut in der Vergangenheit z. B. durch Feuchtigkeit, Umzüge, Verschmutzungen usw. zum Teil sehr stark gelitten. Zahlreiche Verwaltungsakten haben seit 1875 Dachböden und Kellerräume von inzwischen vier verschiedenen Rathäusern gesehen.